Antes e Depois: Qual é o cenário do seu time?

Num ambiente corporativo cada vez mais dinâmico, informação é poder – desde que seja facilmente acessível e confiável. Muitas empresas, porém, ainda vivem o “antes”: equipes gastam tempo excessivo procurando documentos, lidando com processos manuais e apagando incêndios em auditorias surpresa. Você já se perguntou quanto desse tempo poderia ser melhor aproveitado em atividades estratégicas e que gerariam mais valor?

Este artigo convida analistas e líderes de qualidade, compliance e governança a refletirem sobre o cenário atual de seus times e a imaginar (e realizar) o “depois”: um futuro de processos otimizados, conformidade assegurada e decisões baseadas em dados confiáveis a partir de informações e dos documentos certos e a um clique (ou a um prompt) de distância.

Contextualizando - O antes

Vamos encarar a realidade: qual é o cenário do seu time hoje?

Em médias e grandes empresas, é comum encontrar processos documentais pouco eficientes e descentralizados e, nesse contexto, pesquisas revelam sintomas preocupantes desse cenário “antes” da transformação digital:

• Tempo desperdiçado: profissionais perdem horas valiosas buscando informações. Estudo compilado pela AIIM mostra que, segundo um relatório da McKinsey, colaboradores gastam em média 1,8 hora por dia – o equivalente a quase 20 % da semana de trabalho – procurando e reunindo informações. Outra pesquisa citada pela AIIM aponta que 19,8 % do tempo de negócios é desperdiçado em buscas por informação. E, de acordo com o IDC, os trabalhadores do conhecimento consomem cerca de 2,5 horas diárias (aproximadamente 30 % do expediente) procurando dados que precisam. Para completar, uma análise da Exame baseada na 28ª CEO Survey da PwC revela que executivos estimam que 40 % do tempo das equipes em reuniões e e‑mails não contribui para os objetivos da empresa. Esse tempo perdido não agrega valor e reduz drasticamente a produtividade do time.
  

• Riscos de compliance: manter registros fragmentados ou incompletos é um convite a problemas. O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) ressalta que um sistema de compliance efetivo deve coordenar canais de denúncia, monitorar riscos, treinar colaboradores e, sobretudo, garantir amplo acesso a documentos e informações de diferentes áreas da organização. Quando a documentação está dispersa, auditorias se tornam um pesadelo e sanções regulatórias são mais prováveis. Um relatório da Globalscape/Ponemon Institute mostra que o custo da não conformidade é 2,71 vezes maior do que o custo de manter programas de conformidade; outro estudo de 2025 aponta que empresas gastam cerca de US$ 15 milhões com consequências de não conformidade – valor 2,71 vezes superior ao investido em compliance.
  

• Decisões prejudicadas: informações importantes se perdem no meio do caos documental. A própria AIIM observa que 70 % dos associados identificam a dificuldade de entregar a informação certa à pessoa certa, no momento certo, como o principal desafio da transformação digital. Dados que poderiam orientar decisões estratégicas acabam subutilizados ou indisponíveis. Equipes sobrecarregadas com tarefas manuais de organização dificilmente conseguem focar em análises ou inovação, impactando a vantagem competitiva do negócio.
  

Em resumo, o cenário antes da adoção de uma solução robusta de gestão documental é marcado por ineficiências operacionais, riscos e frustração da equipe. Não é surpresa que quase metade dos CEOs entrevistados pela PwC afirmem que suas empresas podem não ser viáveis em dez anos sem reinventar processos e adotar tecnologias emergentes. Esse dado acende um alerta para líderes: é urgente repensar a forma como gerenciamos documentos e informações corporativas.

Solução - O depois

Felizmente, para cada problema há uma solução. Imagine agora o cenário depois de implementar uma plataforma moderna de gestão de processos e documentos. Com a tecnologia certa, a realidade da sua equipe se transforma de forma radical. Processos antes manuais e morosos tornam‑se automáticos e rastreáveis, dando lugar a uma operação muito mais estratégica. Vejamos alguns dos principais benefícios desse novo patamar de gestão:

• Eficiência e produtividade elevadas: tarefas repetitivas e buscas intermináveis dão lugar à automação inteligente. O estudo The Total Economic Impact™ of Microsoft Power Automate, da Forrester, mostra que empresas que adotaram automação robótica de processos (RPA) reduziram em cerca de 200 horas por colaborador por ano (aproximadamente 10 % do tempo) o esforço gasto em tarefas repetitivas. Quando combinada a automação com aplicações de baixo código, os ganhos chegam a 250 horas de economia por pessoa ao ano (cerca de 12 %). A mesma pesquisa calcula um retorno sobre investimento (ROI) de 248 % em três anos. Em outras palavras, aquilo que antes consumia horas da equipe agora é resolvido em minutos, liberando os colaboradores para se dedicarem a atividades de maior valor – como aprimorar a qualidade de produtos ou garantir a conformidade.
  

• Acesso rápido e informação unificada: com todos os documentos centralizados e versionados em uma única plataforma, sua equipe encontra o que precisa em segundos, de qualquer lugar. Estratégias de busca inteligente, como as discutidas pela AIIM, destacam a importância de identificar todas as fontes de informação e armazenar dados de forma segura para possibilitar uma recuperação rápida e completa. Ferramentas de pesquisa avançada, fluxos de aprovação eletrônicos e históricos completos garantem que cada decisão ou alteração fique registrada. Como resultado, ganha‑se transparência e confiança nos dados utilizados pelo negócio.
  

• Conformidade assegurada e rastreabilidade: uma solução robusta garante que políticas e prazos de retenção de documentos sejam cumpridos automaticamente, reduzindo erros humanos. As orientações do IBGC enfatizam que um programa de compliance deve monitorar riscos, realizar controles e testes e ter amplo acesso a documentos para investigações. Ao centralizar a documentação e rastrear quem fez o quê, quando e por quê, a organização atende requisitos regulatórios com agilidade e reduz o risco de multas. E vale lembrar: manter‑se em conformidade custa muito menos do que arcar com as consequências da não conformidade.
  

• Melhoria na tomada de decisão: com a casa em ordem, os dados passam a trabalhar a favor da estratégia. Dados antes dispersos transformam-se em informação e tornam‑se ativos valiosos para análises de desempenho, identificação de lacunas e oportunidades de melhoria contínua. A AIIM lembra que a gestão inteligente da informação envolve encontrar a informação certa no momento certo; ao automatizar processos, os relatórios passam a refletir dados completos e atualizados, fortalecendo a governança corporativa. Em vez de apagar incêndios operacionais, os líderes concentram energia em inovar e direcionar a empresa rumo aos objetivos de longo prazo.

  
  

A figura a seguir ilustra como a automação reduz o desperdício de tempo:

Tempo desperdiçado vs. economia com automação

Da mesma forma, comparar os custos de compliance com os custos das penalidades evidencia a importância de investir em conformidade:

Comparação: custo de compliance vs. não compliance

A transição do antes para o depois na gestão documental não é apenas uma melhoria operacional – é uma mudança de paradigma que impacta diretamente a saúde e a competitividade do negócio. Líderes estratégicos em médias e grandes empresas já reconhecem que eliminar ineficiências internas é prioridade. Conforme enfatiza a pesquisa da PwC, mais da metade dos CEOs já observa ganhos de eficiência no uso do tempo dos colaboradores graças à adoção de tecnologias como a inteligência artificial. Ao mesmo tempo, os próprios executivos denunciam que cerca de 40 % do tempo das equipes ainda é perdido em atividades que não agregam valor– um sinal de que há muito a ser feito.

Portanto, avaliar o cenário do seu time torna‑se indispensável. Se você se identificou com os desafios descritos no “antes”, saiba que não está sozinho – mas também saiba que há soluções acessíveis e comprovadas para reverter essa situação. O “depois” mostra que, com as ferramentas certas, é possível convergir pessoas, processos e documentos de forma harmoniosa, criando uma base sólida para decisões ágeis e cumprimento irrepreensível das normas.

Em qual cenário você quer que sua equipe esteja? Refletir sobre essa pergunta e agir pode significar a diferença entre continuar apagando incêndios ou conduzir sua organização a um novo patamar de desempenho. A jornada de melhoria pode começar hoje – e os resultados certamente falarão por si, do dia a dia à próxima auditoria surpresa.

Escrito por:

Fermin Piccolo

CTO na Arqueum

Especialista com mais de 25 anos de experiência em ajudar empresas a otimizar a governança corporativa e a gestão de documentos por meio da tecnologia.

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Referências

1. AIIM (2021). Intelligent Search – Strategies to Find What You Need. Disponível em: https://info.aiim.org/aiim-blog/intelligent-search-strategies. O artigo compila dados de McKinsey, Interact e IDC sobre tempo perdido na busca por informações.

2. Exame (Reis, 2024). CEOs revelam que 40 % do tempo de suas equipes é perdido. Publicado em 21 de fevereiro de 2024. Disponível em: https://exame.com/lideres-extraordinarios/tecnologia-lideres-extraordinarios/ceos-revelam-que-40-do-tempo-de-suas-equipes-e-perdido/.

3. PwC (2025). 28ª Pesquisa Global com CEOs – Reinvention on the edge of tomorrow. Disponível em: https://www.pwc.com/gx/en/ceo-survey/2025/28th-ceo-survey.pdf. A pesquisa destaca que 56 % dos CEOs já observam ganhos de eficiência no uso do tempo dos colaboradores com tecnologias emergentes.

4. IBGC (2019). 11 ações para garantir a efetividade do sistema de compliance. Disponível em: https://www.ibgc.org.br/blog/11-acoes-compliance. O documento lista atividades que incluem amplo acesso a documentos e informações para monitorar riscos e investigações internas.

5. Forrester Consulting (2024). The Total Economic Impact™ of Microsoft Power Automate. Commissioned by Microsoft. Disponível em: https://tei.forrester.com/go/microsoft/powerautomatetei/index.html. O estudo aponta economia de até 200 horas/ano por colaborador com RPA, 250 horas/ano com automação estendida e ROI de 248 % em três anos.

6. Ponemon Institute & Globalscape (2019). The True Cost of Compliance with Data Protection Regulations. Disponível em: https://www.globalscape.com/resources/whitepapers/data-protection-regulations-study. O relatório conclui que o custo da não conformidade é 2,71 vezes maior que o custo de compliance.

7. Ascent Technologies (2025). The Not So Hidden Costs of Compliance. Blog post. Disponível em: https://www.ascentregtech.com/blog/the-not-so-hidden-costs-of-compliance/. O texto reforça que as consequências da não conformidade podem chegar a US$ 15 milhões por empresa, 2,71 vezes mais que o investimento em programas de compliance.