Antes y después: ¿Cuál es el escenario de su equipo?

En un entorno corporativo cada vez más dinámico, la información es poder – siempre que sea fácilmente accesible y confiable. Muchas empresas, sin embargo, todavía viven el “antes”: los equipos dedican un tiempo excesivo a buscar documentos, lidiar con procesos manuales y apagar incendios en auditorías sorpresa. ¿Alguna vez se preguntó cuánto de ese tiempo podría aprovecharse mejor en actividades estratégicas que generarían más valor?

Este artículo invita a analistas y líderes de calidad, compliance y gobernanza a reflexionar sobre el escenario actual de sus equipos y a imaginar (y realizar) el “después”: un futuro de procesos optimizados, conformidad asegurada y decisiones basadas en datos confiables a partir de la información y de los documentos correctos, a un clic (o a un prompt) de distancia.

Contextualizando - El antes

Enfrentemos la realidad: ¿cuál es el escenario de su equipo hoy?

En medianas y grandes empresas es común encontrar procesos documentales poco eficientes y descentralizados y, en ese contexto, las investigaciones revelan síntomas preocupantes de ese escenario “antes” de la transformación digital:

• Tiempo desperdiciado: los profesionales pierden horas valiosas buscando información. Un estudio compilado por AIIM muestra que, según un informe de McKinsey, los colaboradores dedican en promedio 1,8 horas al día – el equivalente a casi el 20 % de la semana laboral – a buscar y reunir información. Otra investigación citada por AIIM señala que el 19,8 % del tiempo de negocio se desperdicia en búsquedas de información. Y, de acuerdo con IDC, los trabajadores del conocimiento consumen cerca de 2,5 horas diarias (aproximadamente el 30 % de la jornada) buscando los datos que necesitan. Para completar, un análisis de Exame basado en la 28.ª CEO Survey de PwC revela que los ejecutivos estiman que el 40 % del tiempo de los equipos en reuniones y correos electrónicos no contribuye a los objetivos de la empresa. Ese tiempo perdido no agrega valor y reduce drásticamente la productividad del equipo.

• Riesgos de compliance: mantener registros fragmentados o incompletos es una invitación a los problemas. El Instituto Brasileño de Gobernanza Corporativa (IBGC) resalta que un sistema de compliance efectivo debe coordinar canales de denuncia, monitorear riesgos, capacitar a los colaboradores y, sobre todo, garantizar un amplio acceso a documentos e información de las diferentes áreas de la organización. Cuando la documentación está dispersa, las auditorías se convierten en una pesadilla y las sanciones regulatorias son más probables. Un informe de Globalscape/Ponemon Institute muestra que el costo del incumplimiento es 2,71 veces mayor que el costo de mantener programas de conformidad; otro estudio de 2025 señala que las empresas gastan cerca de US$ 15 millones en las consecuencias del incumplimiento – un valor 2,71 veces superior al invertido en compliance.

• Decisiones perjudicadas: información importante se pierde en medio del caos documental. La propia AIIM observa que el 70 % de sus asociados identifica la dificultad de entregar la información correcta a la persona correcta, en el momento correcto, como el principal desafío de la transformación digital. Datos que podrían orientar decisiones estratégicas terminan subutilizados o indisponibles. Los equipos sobrecargados con tareas manuales de organización difícilmente logran enfocarse en análisis o innovación, impactando la ventaja competitiva del negocio.

En resumen, el escenario antes de la adopción de una solución robusta de gestión documental está marcado por ineficiencias operativas, riesgos y frustración del equipo. No sorprende que casi la mitad de los CEO entrevistados por PwC afirmen que sus empresas pueden no ser viables en diez años sin reinventar procesos y adoptar tecnologías emergentes. Ese dato enciende una alerta para los líderes: es urgente repensar la forma en que gestionamos los documentos y la información corporativa.

La solución - El después

Afortunadamente, para cada problema hay una solución. Imagine ahora el escenario después de implementar una plataforma moderna de gestión de procesos y documentos. Con la tecnología adecuada, la realidad de su equipo se transforma de forma radical. Procesos antes manuales y lentos se vuelven automáticos y trazables, dando lugar a una operación mucho más estratégica. Veamos algunos de los principales beneficios de este nuevo nivel de gestión:

• Eficiencia y productividad elevadas: las tareas repetitivas y las búsquedas interminables dan lugar a la automatización inteligente. El estudio The Total Economic Impact™ of Microsoft Power Automate, de Forrester, muestra que las empresas que adoptaron la automatización robótica de procesos (RPA) redujeron en cerca de 200 horas por colaborador al año (aproximadamente el 10 % del tiempo) el esfuerzo dedicado a tareas repetitivas. Cuando la automatización se combina con aplicaciones de bajo código, las ganancias llegan a 250 horas de ahorro por persona al año (cerca del 12 %). La misma investigación calcula un retorno sobre la inversión (ROI) del 248 % en tres años. En otras palabras, aquello que antes consumía horas del equipo ahora se resuelve en minutos, liberando a los colaboradores para dedicarse a actividades de mayor valor – como mejorar la calidad de los productos o garantizar la conformidad.

• Acceso rápido e información unificada: con todos los documentos centralizados y versionados en una única plataforma, su equipo encuentra lo que necesita en segundos, desde cualquier lugar. Las estrategias de búsqueda inteligente, como las discutidas por la AIIM, destacan la importancia de identificar todas las fuentes de información y almacenar los datos de forma segura para posibilitar una recuperación rápida y completa. Herramientas de búsqueda avanzada, flujos de aprobación electrónicos e historiales completos garantizan que cada decisión o cambio quede registrado. Como resultado, se gana transparencia y confianza en los datos utilizados por el negocio.

• Conformidad asegurada y trazabilidad: una solución robusta garantiza que las políticas y los plazos de retención de documentos se cumplan automáticamente, reduciendo los errores humanos. Las orientaciones del IBGC enfatizan que un programa de compliance debe monitorear riesgos, realizar controles y pruebas y tener amplio acceso a documentos para investigaciones. Al centralizar la documentación y rastrear quién hizo qué, cuándo y por qué, la organización cumple los requisitos regulatorios con agilidad y reduce el riesgo de multas. Y vale recordar: mantenerse en conformidad cuesta mucho menos que asumir las consecuencias del incumplimiento.

• Mejora en la toma de decisiones: con la casa en orden, los datos pasan a trabajar a favor de la estrategia. Datos antes dispersos se transforman en información y se convierten en activos valiosos para análisis de desempeño, identificación de brechas y oportunidades de mejora continua. La AIIM recuerda que la gestión inteligente de la información consiste en encontrar la información correcta en el momento correcto; al automatizar procesos, los informes pasan a reflejar datos completos y actualizados, fortaleciendo la gobernanza corporativa. En lugar de apagar incendios operativos, los líderes concentran su energía en innovar y dirigir la empresa hacia los objetivos de largo plazo.

De la misma forma, comparar los costos de compliance con los costos de las penalidades evidencia la importancia de invertir en conformidad:

La transición del antes al después en la gestión documental no es solo una mejora operativa – es un cambio de paradigma que impacta directamente la salud y la competitividad del negocio. Los líderes estratégicos de medianas y grandes empresas ya reconocen que eliminar las ineficiencias internas es una prioridad. Como enfatiza la investigación de PwC, más de la mitad de los CEO ya observa ganancias de eficiencia en el uso del tiempo de los colaboradores gracias a la adopción de tecnologías como la inteligencia artificial. Al mismo tiempo, los propios ejecutivos denuncian que cerca del 40 % del tiempo de los equipos todavía se pierde en actividades que no agregan valor – una señal de que hay mucho por hacer.

Por lo tanto, evaluar el escenario de su equipo se vuelve indispensable. Si usted se identificó con los desafíos descritos en el “antes”, sepa que no está solo – pero sepa también que hay soluciones accesibles y comprobadas para revertir esa situación. El “después” muestra que, con las herramientas adecuadas, es posible hacer converger personas, procesos y documentos de forma armoniosa, creando una base sólida para decisiones ágiles y un cumplimiento irreprochable de las normas.

¿En qué escenario quiere que esté su equipo? Reflexionar sobre esta pregunta y actuar puede significar la diferencia entre seguir apagando incendios o conducir su organización a un nuevo nivel de desempeño. El camino de mejora puede comenzar hoy – y los resultados sin duda hablarán por sí solos, desde el día a día hasta la próxima auditoría sorpresa.