Del documento a la aprobación, en un solo recorrido.
Arqueum cubre el ciclo de vida completo del documento: clasificación, versión, temporalidad, workflow de revisión y aprobación, firma electrónica, constancia de lectura, copia controlada, permisos granulares y pista de auditoría.
El ciclo de vida en 8 etapas
Cada etapa registra quién lo hizo, cuándo y por qué — la pista nace con el documento.
- 01
Captura
Adjunto, importación por lotes, plantilla de formulario o digitalización con OCR.
- 02
Clasificación
Lugar de guarda, tipo documental y atributos — con sugerencia de la IA, si está habilitada.
- 03
Revisión
Workflow configurable con responsables y plazos por etapa.
- 04
Aprobación
Aprobación registrada, con ramificaciones y firma electrónica cuando se exige.
- 05
Publicación
Versión vigente identificada, permisos aplicados, distribución por unidad y perfil.
- 06
Constancia
Constancia de lectura con registro de lectura y pendientes por equipo.
- 07
Vigencia
Temporalidad monitoreada: revisión periódica, alerta de vencimiento y copia controlada.
- 08
Disposición
Expiración, marcación de obsoleto o eliminación — según la política definida.
Publicación guiada, con o sin IA.
La pantalla de publicación reúne adjunto, clasificación, permisos, flujo y aprobación en un único recorrido guiado. Con la IA habilitada, llega rellenada — cada campo con su grado de confianza. Con la IA desactivada, el flujo sigue siendo manual y en el mismo orden.
La IA clasifica. El colaborador decide.
Flujos y firma sin salir del sistema.
- 01
Workflow configurable
revisión y aprobación con responsables, plazos y ramificaciones, activados por el lugar y el tipo del documento.
- 02
Firma electrónica nativa
con orden de firma y certificado, dentro de la misma pista.
- 03
Constancia de lectura
registro de quién leyó, cuándo leyó y reporte de pendientes por equipo.
- 04
Copia controlada
con marca, justificación y rastreo de cada emisión.
Estructura de la información y productividad
- 01
Plan de clasificación
Unidades, lugares de guarda, tipos documentales y atributos — la estructura que hace funcionar la IA y la búsqueda.
- 02
Versiones y temporalidad
Versión vigente siempre identificada, historial completo y disposición al final de la vigencia.
- 03
Búsqueda y vista previa
Vista previa de más de 65 formatos sin software adicional y búsqueda con el permiso del usuario aplicado.
- 04
Permisos granulares
Por unidad, perfil, lugar de guarda y documento — copiar no afloja la regla.
- 05
Pista de auditoría
Reportes por usuario y por acción — evidencia para consulta en lugar de reconstrucción manual.
- 06
Plantillas de formulario
Los documentos estructurados nacen dentro del sistema, ya clasificados y en el flujo correcto.
Movilidad
Apruebe y consulte desde el móvil
La aplicación se conecta a su entorno mediante el código QR generado en Arqueum web y lleva el día a día al bolsillo: pendientes de aprobación, búsqueda, favoritos y acceso sin conexión — con desbloqueo biométrico.
Disponible pronto para clientes.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es Arqueum?
- Es la plataforma de gestión documental, procesos y gobernanza de Arqueum: el ciclo de vida completo del documento — crear, clasificar, revisar, aprobar, publicar, consultar, retener y archivar o descartar — con reglas, responsables y evidencias en cada etapa.
- ¿Necesito software adicional para visualizar archivos?
- No. La plataforma muestra más de 65 formatos de archivo directamente en el navegador, sin instalar nada.
- ¿La firma electrónica es una herramienta aparte?
- No — es nativa de la plataforma, con orden de firma, certificado detallado, clases simple y avanzada y soporte a e-CNPJ (ICP-Brasil), dentro del mismo flujo del documento.
- ¿Los workflows exigen desarrollo?
- No. Etapas, responsables, delegación, plazos y notificaciones se configuran en la propia plataforma, sin desarrollo adicional.
- ¿La plataforma se integra con Microsoft Teams, Google Workspace y Office?
- Sí. Word, Excel y PowerPoint trabajan directamente en la plataforma, sin descargas ni subidas; Teams y Google Chat reciben notificaciones, el asistente de documentos y las reuniones con IA; y las APIs REST — más una capa SOAP para sistemas legados — llevan el documento y la respuesta a la rutina que ya existe.
- ¿Se puede adaptar la plataforma a necesidades específicas de mi operación?
- Sí. Plan de clasificación, tipos documentales, atributos, flujos y permisos son configuración — y lo que sea específico de su organización entra por plugins, sin alterar el producto.
¿Opera en más de una localidad?
Replicación entre localidades con autonomía local: cada una con servidores propios y los mismos documentos.
Vea el recorrido completo con un documento suyo.
De la publicación asistida por IA a la aprobación con pista de auditoría.