Del documento a la aprobación, en un solo recorrido.
Arqueum cubre el ciclo de vida completo del documento: clasificación, versión, temporalidad, workflow de revisión y aprobación, firma electrónica, constancia de lectura, copia controlada, permisos granulares y pista de auditoría.
El ciclo de vida en 8 etapas
Cada etapa registra quién lo hizo, cuándo y por qué — la pista de auditoría comienza con la creación del documento.
- 01
Captura
Adjunto, importación por lotes, plantilla de formulario o digitalización con OCR.
- 02
Clasificación
Lugar de guarda, tipo documental y atributos — con sugerencia de la IA, si está habilitada.
- 03
Revisión
Workflow configurable con responsables y plazos por etapa.
- 04
Aprobación
Aprobación registrada, con ramificaciones y firma electrónica cuando se exige.
- 05
Publicación
Versión vigente identificada, permisos aplicados, distribución por unidad y perfil.
- 06
Constancia
Constancia de lectura con registro de lectura y pendientes por equipo.
- 07
Vigencia
Temporalidad monitoreada: revisión periódica, alerta de vencimiento y copia controlada.
- 08
Disposición
Expiración, marcación de obsoleto o eliminación — según la política definida.
Publicación guiada, con o sin IA.
La pantalla de publicación reúne adjunto, clasificación, permisos, flujo y aprobación en un único recorrido guiado. Con la IA habilitada, los campos aparecen completados con sugerencias, cada una con su grado de confianza. Con la IA desactivada, el flujo sigue siendo manual y en el mismo orden.
La IA clasifica. El colaborador decide.
Flujos y firma sin salir del sistema.
- 01
Workflow configurable
revisión y aprobación con responsables, plazos y ramificaciones, activados por el lugar y el tipo del documento.
- 02
Firma electrónica nativa
con orden de firma y certificado, dentro de la misma pista.
- 03
Constancia de lectura
registro de quién leyó, cuándo leyó y reporte de pendientes por equipo.
- 04
Copia controlada
con marca, justificación y rastreo de cada emisión.
Estructura de la información y productividad
- 01
Plan de clasificación
Unidades, lugares de guarda, tipos documentales y atributos — la estructura que hace funcionar la IA y la búsqueda.
- 02
Versiones y temporalidad
Versión vigente siempre identificada, historial completo y disposición al final de la vigencia.
- 03
Búsqueda y vista previa
Vista previa de más de 65 formatos sin software adicional y búsqueda con el permiso del usuario aplicado.
- 04
Permisos granulares
Por unidad, perfil, lugar de guarda y documento — las copias mantienen las mismas reglas de acceso.
- 05
Pista de auditoría
Reportes por usuario y por acción — evidencia para consulta en lugar de reconstrucción manual.
- 06
Plantillas de formulario
Los documentos estructurados se crean dentro del sistema, ya clasificados y en el flujo correcto.
Movilidad
Apruebe y consulte desde el celular
La aplicación se conecta a su entorno mediante el código QR generado en Arqueum web y ofrece en el celular pendientes de aprobación, búsqueda, favoritos y acceso sin conexión — con desbloqueo biométrico.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es Arqueum?
- Arqueum es una plataforma de gestión documental, procesos y gobernanza que cubre el ciclo de vida completo del documento — crear, clasificar, revisar, aprobar, publicar, consultar, retener y archivar o descartar — con reglas, responsables y evidencias en cada etapa.
- ¿Necesito software adicional para visualizar archivos?
- No. La plataforma muestra más de 65 formatos de archivo directamente en el navegador, sin instalar nada.
- ¿La firma electrónica es una herramienta aparte?
- No — es nativa de la plataforma, con orden de firma, certificado detallado, clases simple y avanzada y soporte a e-CNPJ (ICP-Brasil), dentro del mismo flujo del documento.
- ¿Los workflows exigen desarrollo?
- No. Etapas, responsables, delegación, plazos y notificaciones se configuran en la propia plataforma, sin desarrollo adicional.
- ¿La plataforma se integra con Microsoft Teams, Google Workspace y Office?
- Sí. Word, Excel y PowerPoint abren y guardan archivos directamente en la plataforma, sin descargas ni subidas; Teams y Google Chat reciben notificaciones, el asistente de documentos y las reuniones con IA; y las APIs REST — junto con una capa SOAP para sistemas legados — integran documentos y respuestas con los sistemas ya en uso.
- ¿Se puede adaptar la plataforma a necesidades específicas de mi operación?
- Sí. Plan de clasificación, tipos documentales, atributos, flujos y permisos son configuración — y lo que sea específico de su organización entra por plugins, sin alterar el producto.
- ¿Arqueum tiene aplicación para el celular?
- Sí. Arqueum Mobile, para iPhone y Android, lleva al celular la consulta, la aprobación con biometría, la toma de conocimiento y la lectura segura sin conexión de los documentos de su instancia, con los archivos cifrados en el dispositivo. Está en el App Store y en Google Play.
¿Opera en más de una localidad?
Replicación entre localidades con autonomía local: cada una con servidores propios y los mismos documentos.
Vea el recorrido completo con un documento suyo.
De la publicación asistida por IA a la aprobación con pista de auditoría.