Do documento à aprovação, num percurso só.
A Arqueum cobre o ciclo de vida completo do documento: classificação, versão, temporalidade, workflow de revisão e aprovação, assinatura eletrônica, termo de ciência, cópia controlada, permissões granulares e trilha de auditoria.
O ciclo de vida em 8 etapas
Cada etapa registra quem fez, quando e por quê — a trilha de auditoria começa na criação do documento.
- 01
Captura
Anexo, importação em lote, template de formulário ou digitalização com OCR.
- 02
Classificação
Local de guarda, tipo documental e atributos — com sugestão da IA, se habilitada.
- 03
Revisão
Workflow configurável com responsáveis e prazos por etapa.
- 04
Aprovação
Aprovação registrada, com ramificações e assinatura eletrônica quando exigida.
- 05
Publicação
Versão vigente identificada, permissões aplicadas, distribuição por unidade e perfil.
- 06
Ciência
Termo de ciência com registro de leitura e pendências por equipe.
- 07
Vigência
Temporalidade monitorada: revisão periódica, alerta de vencimento e cópia controlada.
- 08
Destinação
Expiração, marcação de obsoleto ou eliminação — conforme a política definida.
Publicação guiada, com ou sem IA.
A tela de publicação reúne anexo, classificação, permissões, fluxo e aprovação em um único percurso guiado. Com a IA habilitada, os campos aparecem preenchidos com sugestões, cada uma com grau de confiança. Com a IA desativada, o fluxo continua manual e na mesma ordem.
A IA classifica. O colaborador decide.
Fluxos e assinatura sem sair do sistema.
- 01
Workflow configurável
revisão e aprovação com responsáveis, prazos e ramificações, acionados pelo local e tipo do documento.
- 02
Assinatura eletrônica nativa
com ordem de assinatura e certificado, dentro da mesma trilha.
- 03
Termo de ciência
registro de quem leu, quando leu e relatório de pendências por equipe.
- 04
Cópia controlada
com marca, justificativa e rastreio de cada emissão.
Estrutura da informação e produtividade
- 01
Plano de classificação
Unidades, locais de guarda, tipos documentais e atributos — a estrutura que faz a IA e a busca funcionarem.
- 02
Versões e temporalidade
Versão vigente sempre identificada, histórico completo e destinação ao fim da vigência.
- 03
Busca e preview
Preview de mais de 65 formatos sem software adicional e busca com a permissão do usuário aplicada.
- 04
Permissões granulares
Por unidade, perfil, local de guarda e documento — as cópias mantêm as mesmas regras de acesso.
- 05
Trilha de auditoria
Relatórios por usuário e por ação — evidência para consulta em vez de reconstrução manual.
- 06
Templates de formulário
Documentos estruturados são criados dentro do sistema, já classificados e no fluxo certo.
Mobilidade
Aprove e consulte do celular
O aplicativo se conecta ao seu ambiente pelo QR Code gerado no Arqueum web e oferece no celular pendências de aprovação, busca, favoritos e acesso offline — com desbloqueio biométrico.
Perguntas frequentes
- O que é a Arqueum?
- A Arqueum é uma plataforma de gestão documental, processos e governança que cobre o ciclo de vida completo do documento — criar, classificar, revisar, aprovar, publicar, consultar, reter e arquivar ou descartar — com regras, responsáveis e evidências em cada etapa.
- Preciso de software adicional para visualizar arquivos?
- Não. A plataforma exibe mais de 65 formatos de arquivo direto no navegador, sem instalar nada.
- A assinatura eletrônica é uma ferramenta à parte?
- Não — ela é nativa da plataforma, com ordem de assinatura, certificado detalhado, classes simples e avançada e suporte a e-CNPJ (ICP-Brasil), dentro do mesmo fluxo do documento.
- Os workflows exigem desenvolvimento?
- Não. Etapas, responsáveis, delegação, prazos e notificações são configurados na própria plataforma, sem desenvolvimento adicional.
- A plataforma se integra ao Microsoft Teams, ao Google Workspace e ao Office?
- Sim. Word, Excel e PowerPoint abrem e salvam arquivos diretamente na plataforma, sem download e upload; Teams e Google Chat recebem notificações, o assistente de documentos e as reuniões com IA; e as APIs REST — mais uma camada SOAP para sistemas legados — integram documentos e respostas aos sistemas já em uso.
- Dá para adaptar a plataforma a necessidades específicas da minha operação?
- Sim. Plano de classificação, tipos documentais, atributos, fluxos e permissões são configuração — e o que for específico da sua organização entra por plugins, sem alterar o produto.
- A Arqueum tem aplicativo para celular?
- Sim. O Arqueum Mobile, para iPhone e Android, leva ao celular a consulta, a aprovação com biometria, a ciência e a leitura offline segura dos documentos da sua instância, com os arquivos criptografados no aparelho. Está na App Store e no Google Play.
Opera em mais de uma localidade?
Replicação entre localidades com autonomia local: cada uma com servidores próprios e os mesmos documentos.
Veja o percurso completo com um documento seu.
Da publicação assistida por IA à aprovação com trilha.