Preguntas frecuentes.
Respuestas directas sobre la empresa y los productos. ¿No encontró su pregunta? Hable con Arqueum.
Sobre Arqueum
- ¿Cuánto tiempo lleva Arqueum en el mercado?
- Arqueum tiene más de 15 años de experiencia en gestión documental, con más de 250 mil usuarios y más de 500 millones de archivos en la plataforma.
- ¿En qué sectores actúa Arqueum?
- Salud, industria, petróleo y gas, life sciences, financiero, construcción, logística y energía — operaciones bajo exigencia regulatoria que necesitan comprobar sus procesos.
- ¿Qué productos componen la plataforma?
- Arqueum, de gestión documental, procesos y gobernanza, y el Arqueum AI Hub, el catálogo de servicios de Inteligencia Artificial — entregados en la misma licencia. Arqueum Mobile, la aplicación para iPhone y Android, da acceso a la plataforma desde el celular.
- ¿La plataforma atiende operaciones multilingües?
- Sí. La plataforma opera en más de 22 idiomas y traduce documentos y respuestas dentro del entorno autorizado, con soporte local y alcance global.
Lo que hacemos y lo que no hacemos
- ¿Hacen digitalización de documentos?
- No. Arqueum actúa a partir de la captura: desde el archivo digital, nos encargamos de la gestión, el flujo y el ciclo de vida completo de la información — documentos, formularios, procesos, imágenes, video y audio. Si el archivo físico aún debe digitalizarse, trabajamos con el proveedor que usted elija y recibimos el resultado en la plataforma.
- ¿Guardan documentos físicos, hacen custodia o microfilmación?
- No. No hacemos custodia física, transporte ni microfilmación. La plataforma gestiona el contenido digital, con temporalidad, retención y descarte registrados con evidencia.
- ¿Venden escáneres, impresoras o equipos?
- No. Arqueum es una empresa de software: la plataforma, la implantación, la consultoría y el soporte. Los equipos quedan con el proveedor de su preferencia.
- ¿Hacen BPO o tercerización de procesos documentales?
- No operamos procesos en nombre del cliente. Entregamos la plataforma, la implantación, la capacitación y el soporte para que su equipo opere con autonomía y evidencia.
- ¿Por dónde entran los documentos a la plataforma?
- Por carga manual, carpetas monitoreadas, correo electrónico, formularios, impresora virtual, APIs e integraciones con Office, Microsoft Teams y Google Workspace — el contenido ya digital entra por el canal que la operación usa.
- ¿Hacen OCR?
- Sí, sobre el contenido que entra a la plataforma — PDF e imágenes —, para búsqueda, clasificación y lectura por IA. El OCR trabaja sobre el archivo digital; la digitalización del papel no es servicio de Arqueum.
- ¿Hacen desarrollo de software a medida?
- No como servicio genérico. En la plataforma, lo específico de su operación entra por configuración y plugins, sin alterar el producto. Fuera de ella, tenemos una línea de consultoría en Microsoft 365 — SharePoint, Power Apps y Power Automate — para portales, aplicaciones y automatizaciones.
- ¿Arqueum es un ERP, un sistema financiero o de RR. HH.?
- No. Arqueum es la plataforma de gestión documental, procesos y gobernanza. Nos integramos con ERP, sistemas financieros y de RR. HH. por API REST y capa SOAP; no los reemplazamos.
- ¿Ofrecen SaaS en nube compartida?
- No. La plataforma se implanta on-premises o en la nube privada del cliente, en instancia dedicada, con residencia de datos definida por proyecto. Arqueum no opera un entorno compartido entre clientes.
- ¿Migran el acervo desde un sistema antiguo?
- Sí. Cada escenario se evalúa en volumen e integraciones para un proyecto de implantación ajustado a la demanda. La plataforma tiene una herramienta nativa de importación, y hay escenarios en que el contenido se importa automáticamente del sistema de origen.
- ¿Dan capacitación y soporte?
- Sí. Implantación, capacitación y soporte forman parte del proyecto, en portugués, inglés y español. Plazos y niveles de servicio se definen en contrato.
- ¿Hacen consultoría en SharePoint, Power Apps y Microsoft 365?
- Sí, como línea complementaria a la plataforma: consultoría, implantación, soporte y mantenimiento de portales corporativos, aplicaciones y automatizaciones en SharePoint, Power Apps, Power Automate y Microsoft 365. Los detalles están en la página Consultoría Microsoft 365.
Plataforma
- ¿Qué es Arqueum?
- Arqueum es una plataforma de gestión documental, procesos y gobernanza que cubre el ciclo de vida completo del documento — crear, clasificar, revisar, aprobar, publicar, consultar, retener y archivar o descartar — con reglas, responsables y evidencias en cada etapa.
- ¿Necesito software adicional para visualizar archivos?
- No. La plataforma muestra más de 65 formatos de archivo directamente en el navegador, sin instalar nada.
- ¿La firma electrónica es una herramienta aparte?
- No — es nativa de la plataforma, con orden de firma, certificado detallado, clases simple y avanzada y soporte a e-CNPJ (ICP-Brasil), dentro del mismo flujo del documento.
- ¿Los workflows exigen desarrollo?
- No. Etapas, responsables, delegación, plazos y notificaciones se configuran en la propia plataforma, sin desarrollo adicional.
- ¿La plataforma se integra con Microsoft Teams, Google Workspace y Office?
- Sí. Word, Excel y PowerPoint abren y guardan archivos directamente en la plataforma, sin descargas ni subidas; Teams y Google Chat reciben notificaciones, el asistente de documentos y las reuniones con IA; y las APIs REST — junto con una capa SOAP para sistemas legados — integran documentos y respuestas con los sistemas ya en uso.
- ¿Se puede adaptar la plataforma a necesidades específicas de mi operación?
- Sí. Plan de clasificación, tipos documentales, atributos, flujos y permisos son configuración — y lo que sea específico de su organización entra por plugins, sin alterar el producto.
- ¿Arqueum tiene aplicación para el celular?
- Sí. Arqueum Mobile, para iPhone y Android, lleva al celular la consulta, la aprobación con biometría, la toma de conocimiento y la lectura segura sin conexión de los documentos de su instancia, con los archivos cifrados en el dispositivo. Está en el App Store y en Google Play.
Arqueum Mobile
- ¿Necesito usuario y contraseña en el celular?
- No. La app usa el usuario que ya existe en Arqueum, conectado mediante un código QR generado en su sesión web. La contraseña nunca se escribe en el celular.
- ¿Funciona sin internet?
- Para lectura, sí: los documentos guardados para uso sin conexión se abren en modo avión. La búsqueda, las aprobaciones y la toma de conocimiento requieren conexión con la instancia.
- ¿Puedo tomar una captura de pantalla de un documento?
- No. Las pantallas que muestran contenido de documentos bloquean la captura de pantalla, y todo PDF lleva la marca de agua con el nombre y el correo electrónico de quien lee.
- ¿Mis datos pasan por servidores de Arqueum?
- No. La app se comunica directamente con la instancia de su organización, por internet o por la red interna, siempre por HTTPS.
- ¿La app tiene la marca de mi empresa?
- Sí. El logo y los colores configurados en la instancia se aplican a la app después de la conexión.
- ¿Qué debo hacer si pierdo el celular?
- En Configuración Personal → Conexión con la Aplicación, el usuario o el administrador desconecta el dispositivo, y la credencial del dispositivo se revoca de inmediato. Incluso antes de eso, la app solo se abre con la biometría o la contraseña del dispositivo, y los archivos sin conexión están cifrados.
Inteligencia artificial
- ¿La IA de Arqueum usa mis documentos para entrenar modelos?
- No. El contenido se usa para responder la pregunta, no para entrenar modelos de terceros — y Arqueum no guarda el contenido: cada paso ocurre en la suscripción de nube del propio cliente.
- ¿Puede la IA responder con documentos que el usuario no puede abrir?
- No. Si el usuario no puede abrir el documento, la IA no puede usarlo para responder: la búsqueda aplica los permisos del usuario y toda respuesta cita la fuente.
- ¿Estoy obligado a usar la IA?
- No. Cada servicio de IA se habilita por contrato, servicio a servicio, y la capa de inteligencia puede habilitarse o apagarse sin afectar la operación documental — con la IA desactivada, el flujo sigue siendo manual y en el mismo orden.
- ¿Puedo usar proveedores de nube distintos por servicio de IA?
- Sí. El proveedor es una configuración del cliente, resuelta en tiempo de ejecución — chat en una nube y traducción en otra es una combinación válida, y cambiar de proveedor es reconfigurar, no migrar.
- ¿Qué incluye el catálogo de servicios de IA?
- Chat con documentos citando la fuente, búsqueda semántica, clasificación automática, traducción de contenido y de documentos con el diseño preservado, resumen, lectura en voz, transcripción de audio, OCR y las reuniones con IA — transcripción, acta, traducción y video doblado.
- ¿La IA publica o decide algo por sí sola?
- No. La IA clasifica y sugiere, con grado de confianza por campo; nada se publica automáticamente — toda sugerencia requiere la validación de un usuario.
- ¿Cómo se cobra el consumo de los servicios de IA?
- El consumo de nube lo cobra directamente el proveedor elegido, en la suscripción del propio cliente — usted activa lo que tiene sentido para la operación y paga solo por eso, directamente a su proveedor.
Arquitectura e infraestructura
- ¿La plataforma funciona on-premises?
- Sí — funciona on-premises, en su propia infraestructura, y también en nube privada del cliente, en Microsoft Azure, Amazon Web Services o Google Cloud.
- ¿La plataforma funciona en la nube?
- Sí — funciona en la nube privada del propio cliente (Azure, AWS o Google Cloud) y también on-premises, incluso en el escenario híbrido: la plataforma documental en su entorno y los servicios de IA en su suscripción de nube.
- ¿Mis datos salen de mi entorno?
- No. Del documento publicado a la respuesta con fuente citada, cada paso ocurre en el entorno y la suscripción de nube del cliente — la residencia de los datos es una decisión de configuración, con respuesta objetiva para el área legal.
- ¿Funciona entre localidades con un enlace deficiente?
- Sí. Cada localidad tiene servidor de aplicación y base de datos propios: consulta, búsqueda y acceso se ejecutan en el servidor local, y la operación continúa incluso con el enlace caído — el enlace es para sincronizar, no para trabajar.
- ¿Existe un escenario de alta disponibilidad?
- Sí — servidores de aplicación duplicados, base de datos en grupo de disponibilidad (SQL Server Always On), repositorio de archivos externo a los servidores y monitoreo proactivo; el dimensionamiento final se define en el proyecto.
- ¿Cómo autentica la plataforma a los usuarios?
- Por el directorio corporativo del cliente — Microsoft Entra ID, IAM o Cloud Identity — con sincronización de grupos; las credenciales y claves de los proveedores quedan cifradas en reposo, con una clave por servicio y aislamiento por cliente.
Licencia y comercial
- ¿Cómo funciona el licenciamiento?
- La licencia es única y vitalicia, por instancia — no es una suscripción anual. Gestión documental, procesos e inteligencia entran en la misma licencia.
- ¿Hay costo por usuario, volumen o almacenamiento?
- No. Usuarios ilimitados, sin cobro por usuario nombrado, por volumen de documentos ni por espacio de almacenamiento.
- ¿Qué incluye la licencia?
- Plataforma documental, workflows y aprobaciones, firma electrónica, retención y temporalidad, conectores e integraciones, servicios de IA, replicación entre localidades, consultoría de implantación y actualizaciones de versión — lo que está en el alcance está en la licencia, sin módulo adicional en medio del proyecto.
- ¿La capacitación está incluida?
- Sí. La implantación contempla hasta tres capacitaciones por perfil — administradores técnicos, administradores funcionales y lectores y colaboradores — además de un período de soporte con un especialista para resolver dudas tras el inicio del uso.
- ¿Cómo funciona el soporte?
- Hay planes de soporte para distintas necesidades — desde horario comercial hasta cobertura 24x7 — con SLA y niveles de atención definidos en contrato, incluidas las actualizaciones de versión de la plataforma.
- ¿Cuánto cuesta?
- La inversión depende del alcance — instancia, escenario de implantación y planes de soporte — y se presenta en una propuesta. Hable con Arqueum.
Consultoría Microsoft 365
- ¿Qué hace Arqueum en Microsoft 365?
- Consultoría, implantación, soporte y mantenimiento de portales corporativos e intranets en SharePoint, aplicaciones en Power Apps, automatizaciones en Power Automate y adopción de Teams y Microsoft 365.
- ¿Esto reemplaza la plataforma Arqueum?
- No. Son líneas complementarias: la plataforma gestiona el ciclo de vida documental con gobernanza; la consultoría Microsoft 365 aporta productividad y automatización en el entorno que la empresa ya tiene. Las dos se integran mediante Word, Excel, PowerPoint y Teams.
- ¿Asumen el mantenimiento de un entorno que no implantaron?
- Sí, previa evaluación del entorno. El alcance del mantenimiento y los niveles de servicio se definen en contrato.
- ¿Cómo empieza un proyecto?
- Con un diagnóstico del entorno y de las necesidades. Luego viene la propuesta, con alcance, plazos y responsables, y la entrega por etapas junto con su equipo.
¿No encontró la respuesta?
Un ingeniero de soluciones responde.