Preguntas frecuentes.

Respuestas directas sobre la empresa y los productos. ¿No encontró su pregunta? Hable con Arqueum.

Sobre Arqueum

¿Cuánto tiempo lleva Arqueum en el mercado?
Arqueum tiene más de 15 años de experiencia en gestión documental, con más de 250 mil usuarios y más de 500 millones de archivos en la plataforma.
¿En qué sectores actúa Arqueum?
Salud, industria, petróleo y gas, life sciences, financiero, construcción, logística y energía — operaciones bajo exigencia regulatoria que necesitan comprobar sus procesos.
¿Qué productos componen la plataforma?
Arqueum, de gestión documental, procesos y gobernanza, y el Arqueum AI Hub, el catálogo de servicios de Inteligencia Artificial — entregados en la misma licencia. Arqueum Mobile, la aplicación para iPhone y Android, da acceso a la plataforma desde el celular.
¿La plataforma atiende operaciones multilingües?
Sí. La plataforma opera en más de 22 idiomas y traduce documentos y respuestas dentro del entorno autorizado, con soporte local y alcance global.

Lo que hacemos y lo que no hacemos

¿Hacen digitalización de documentos?
No. Arqueum actúa a partir de la captura: desde el archivo digital, nos encargamos de la gestión, el flujo y el ciclo de vida completo de la información — documentos, formularios, procesos, imágenes, video y audio. Si el archivo físico aún debe digitalizarse, trabajamos con el proveedor que usted elija y recibimos el resultado en la plataforma.
¿Guardan documentos físicos, hacen custodia o microfilmación?
No. No hacemos custodia física, transporte ni microfilmación. La plataforma gestiona el contenido digital, con temporalidad, retención y descarte registrados con evidencia.
¿Venden escáneres, impresoras o equipos?
No. Arqueum es una empresa de software: la plataforma, la implantación, la consultoría y el soporte. Los equipos quedan con el proveedor de su preferencia.
¿Hacen BPO o tercerización de procesos documentales?
No operamos procesos en nombre del cliente. Entregamos la plataforma, la implantación, la capacitación y el soporte para que su equipo opere con autonomía y evidencia.
¿Por dónde entran los documentos a la plataforma?
Por carga manual, carpetas monitoreadas, correo electrónico, formularios, impresora virtual, APIs e integraciones con Office, Microsoft Teams y Google Workspace — el contenido ya digital entra por el canal que la operación usa.
¿Hacen OCR?
Sí, sobre el contenido que entra a la plataforma — PDF e imágenes —, para búsqueda, clasificación y lectura por IA. El OCR trabaja sobre el archivo digital; la digitalización del papel no es servicio de Arqueum.
¿Hacen desarrollo de software a medida?
No como servicio genérico. En la plataforma, lo específico de su operación entra por configuración y plugins, sin alterar el producto. Fuera de ella, tenemos una línea de consultoría en Microsoft 365 — SharePoint, Power Apps y Power Automate — para portales, aplicaciones y automatizaciones.
¿Arqueum es un ERP, un sistema financiero o de RR. HH.?
No. Arqueum es la plataforma de gestión documental, procesos y gobernanza. Nos integramos con ERP, sistemas financieros y de RR. HH. por API REST y capa SOAP; no los reemplazamos.
¿Ofrecen SaaS en nube compartida?
No. La plataforma se implanta on-premises o en la nube privada del cliente, en instancia dedicada, con residencia de datos definida por proyecto. Arqueum no opera un entorno compartido entre clientes.
¿Migran el acervo desde un sistema antiguo?
Sí. Cada escenario se evalúa en volumen e integraciones para un proyecto de implantación ajustado a la demanda. La plataforma tiene una herramienta nativa de importación, y hay escenarios en que el contenido se importa automáticamente del sistema de origen.
¿Dan capacitación y soporte?
Sí. Implantación, capacitación y soporte forman parte del proyecto, en portugués, inglés y español. Plazos y niveles de servicio se definen en contrato.
¿Hacen consultoría en SharePoint, Power Apps y Microsoft 365?
Sí, como línea complementaria a la plataforma: consultoría, implantación, soporte y mantenimiento de portales corporativos, aplicaciones y automatizaciones en SharePoint, Power Apps, Power Automate y Microsoft 365. Los detalles están en la página Consultoría Microsoft 365.

Plataforma

¿Qué es Arqueum?
Arqueum es una plataforma de gestión documental, procesos y gobernanza que cubre el ciclo de vida completo del documento — crear, clasificar, revisar, aprobar, publicar, consultar, retener y archivar o descartar — con reglas, responsables y evidencias en cada etapa.
¿Necesito software adicional para visualizar archivos?
No. La plataforma muestra más de 65 formatos de archivo directamente en el navegador, sin instalar nada.
¿La firma electrónica es una herramienta aparte?
No — es nativa de la plataforma, con orden de firma, certificado detallado, clases simple y avanzada y soporte a e-CNPJ (ICP-Brasil), dentro del mismo flujo del documento.
¿Los workflows exigen desarrollo?
No. Etapas, responsables, delegación, plazos y notificaciones se configuran en la propia plataforma, sin desarrollo adicional.
¿La plataforma se integra con Microsoft Teams, Google Workspace y Office?
Sí. Word, Excel y PowerPoint abren y guardan archivos directamente en la plataforma, sin descargas ni subidas; Teams y Google Chat reciben notificaciones, el asistente de documentos y las reuniones con IA; y las APIs REST — junto con una capa SOAP para sistemas legados — integran documentos y respuestas con los sistemas ya en uso.
¿Se puede adaptar la plataforma a necesidades específicas de mi operación?
Sí. Plan de clasificación, tipos documentales, atributos, flujos y permisos son configuración — y lo que sea específico de su organización entra por plugins, sin alterar el producto.
¿Arqueum tiene aplicación para el celular?
Sí. Arqueum Mobile, para iPhone y Android, lleva al celular la consulta, la aprobación con biometría, la toma de conocimiento y la lectura segura sin conexión de los documentos de su instancia, con los archivos cifrados en el dispositivo. Está en el App Store y en Google Play.

Arqueum Mobile

¿Necesito usuario y contraseña en el celular?
No. La app usa el usuario que ya existe en Arqueum, conectado mediante un código QR generado en su sesión web. La contraseña nunca se escribe en el celular.
¿Funciona sin internet?
Para lectura, sí: los documentos guardados para uso sin conexión se abren en modo avión. La búsqueda, las aprobaciones y la toma de conocimiento requieren conexión con la instancia.
¿Puedo tomar una captura de pantalla de un documento?
No. Las pantallas que muestran contenido de documentos bloquean la captura de pantalla, y todo PDF lleva la marca de agua con el nombre y el correo electrónico de quien lee.
¿Mis datos pasan por servidores de Arqueum?
No. La app se comunica directamente con la instancia de su organización, por internet o por la red interna, siempre por HTTPS.
¿La app tiene la marca de mi empresa?
Sí. El logo y los colores configurados en la instancia se aplican a la app después de la conexión.
¿Qué debo hacer si pierdo el celular?
En Configuración Personal → Conexión con la Aplicación, el usuario o el administrador desconecta el dispositivo, y la credencial del dispositivo se revoca de inmediato. Incluso antes de eso, la app solo se abre con la biometría o la contraseña del dispositivo, y los archivos sin conexión están cifrados.

Inteligencia artificial

¿La IA de Arqueum usa mis documentos para entrenar modelos?
No. El contenido se usa para responder la pregunta, no para entrenar modelos de terceros — y Arqueum no guarda el contenido: cada paso ocurre en la suscripción de nube del propio cliente.
¿Puede la IA responder con documentos que el usuario no puede abrir?
No. Si el usuario no puede abrir el documento, la IA no puede usarlo para responder: la búsqueda aplica los permisos del usuario y toda respuesta cita la fuente.
¿Estoy obligado a usar la IA?
No. Cada servicio de IA se habilita por contrato, servicio a servicio, y la capa de inteligencia puede habilitarse o apagarse sin afectar la operación documental — con la IA desactivada, el flujo sigue siendo manual y en el mismo orden.
¿Puedo usar proveedores de nube distintos por servicio de IA?
Sí. El proveedor es una configuración del cliente, resuelta en tiempo de ejecución — chat en una nube y traducción en otra es una combinación válida, y cambiar de proveedor es reconfigurar, no migrar.
¿Qué incluye el catálogo de servicios de IA?
Chat con documentos citando la fuente, búsqueda semántica, clasificación automática, traducción de contenido y de documentos con el diseño preservado, resumen, lectura en voz, transcripción de audio, OCR y las reuniones con IA — transcripción, acta, traducción y video doblado.
¿La IA publica o decide algo por sí sola?
No. La IA clasifica y sugiere, con grado de confianza por campo; nada se publica automáticamente — toda sugerencia requiere la validación de un usuario.
¿Cómo se cobra el consumo de los servicios de IA?
El consumo de nube lo cobra directamente el proveedor elegido, en la suscripción del propio cliente — usted activa lo que tiene sentido para la operación y paga solo por eso, directamente a su proveedor.

Arquitectura e infraestructura

¿La plataforma funciona on-premises?
Sí — funciona on-premises, en su propia infraestructura, y también en nube privada del cliente, en Microsoft Azure, Amazon Web Services o Google Cloud.
¿La plataforma funciona en la nube?
Sí — funciona en la nube privada del propio cliente (Azure, AWS o Google Cloud) y también on-premises, incluso en el escenario híbrido: la plataforma documental en su entorno y los servicios de IA en su suscripción de nube.
¿Mis datos salen de mi entorno?
No. Del documento publicado a la respuesta con fuente citada, cada paso ocurre en el entorno y la suscripción de nube del cliente — la residencia de los datos es una decisión de configuración, con respuesta objetiva para el área legal.
¿Funciona entre localidades con un enlace deficiente?
Sí. Cada localidad tiene servidor de aplicación y base de datos propios: consulta, búsqueda y acceso se ejecutan en el servidor local, y la operación continúa incluso con el enlace caído — el enlace es para sincronizar, no para trabajar.
¿Existe un escenario de alta disponibilidad?
Sí — servidores de aplicación duplicados, base de datos en grupo de disponibilidad (SQL Server Always On), repositorio de archivos externo a los servidores y monitoreo proactivo; el dimensionamiento final se define en el proyecto.
¿Cómo autentica la plataforma a los usuarios?
Por el directorio corporativo del cliente — Microsoft Entra ID, IAM o Cloud Identity — con sincronización de grupos; las credenciales y claves de los proveedores quedan cifradas en reposo, con una clave por servicio y aislamiento por cliente.

Licencia y comercial

¿Cómo funciona el licenciamiento?
La licencia es única y vitalicia, por instancia — no es una suscripción anual. Gestión documental, procesos e inteligencia entran en la misma licencia.
¿Hay costo por usuario, volumen o almacenamiento?
No. Usuarios ilimitados, sin cobro por usuario nombrado, por volumen de documentos ni por espacio de almacenamiento.
¿Qué incluye la licencia?
Plataforma documental, workflows y aprobaciones, firma electrónica, retención y temporalidad, conectores e integraciones, servicios de IA, replicación entre localidades, consultoría de implantación y actualizaciones de versión — lo que está en el alcance está en la licencia, sin módulo adicional en medio del proyecto.
¿La capacitación está incluida?
Sí. La implantación contempla hasta tres capacitaciones por perfil — administradores técnicos, administradores funcionales y lectores y colaboradores — además de un período de soporte con un especialista para resolver dudas tras el inicio del uso.
¿Cómo funciona el soporte?
Hay planes de soporte para distintas necesidades — desde horario comercial hasta cobertura 24x7 — con SLA y niveles de atención definidos en contrato, incluidas las actualizaciones de versión de la plataforma.
¿Cuánto cuesta?
La inversión depende del alcance — instancia, escenario de implantación y planes de soporte — y se presenta en una propuesta. Hable con Arqueum.

Consultoría Microsoft 365

¿Qué hace Arqueum en Microsoft 365?
Consultoría, implantación, soporte y mantenimiento de portales corporativos e intranets en SharePoint, aplicaciones en Power Apps, automatizaciones en Power Automate y adopción de Teams y Microsoft 365.
¿Esto reemplaza la plataforma Arqueum?
No. Son líneas complementarias: la plataforma gestiona el ciclo de vida documental con gobernanza; la consultoría Microsoft 365 aporta productividad y automatización en el entorno que la empresa ya tiene. Las dos se integran mediante Word, Excel, PowerPoint y Teams.
¿Asumen el mantenimiento de un entorno que no implantaron?
Sí, previa evaluación del entorno. El alcance del mantenimiento y los niveles de servicio se definen en contrato.
¿Cómo empieza un proyecto?
Con un diagnóstico del entorno y de las necesidades. Luego viene la propuesta, con alcance, plazos y responsables, y la entrega por etapas junto con su equipo.

¿No encontró la respuesta?

Un ingeniero de soluciones responde.

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