¿Por qué la 'organización' no es suficiente para pasar una auditoría?

A lo largo de muchos meses de estudio para preparar un artículo académico sobre Big Data, Conocimiento Organizacional, Inteligencia Artificial y Gobernanza Corporativa, percibí que muchos equipos de gobernanza y compliance tienen una visión limitada sobre lo que significa estar listo para los desafíos actuales, desde estar preparado para una auditoría hasta el apoyo a la toma de decisiones y la generación de valor, especialmente en un momento de “boom” de la IA y del Big Data como el que hemos vivido en los últimos años. Es decir, ahora tenemos muchos más datos, pero no, necesariamente, más información (confiable).

La primera reacción suele ser ordenar archivos, carpetas y planillas de control. Esa organización es esencial, pero por sí sola no garantiza la conformidad. Comparto aquí algunas reflexiones de mi estudio y el porqué de creer que la gobernanza es el factor determinante y por qué la tecnología es fundamental.

De la organización al conocimiento

Uno de los puntos centrales de mi trabajo fue entender la diferencia entre datos, información y conocimiento. Los datos son registros brutos que, aislados, no dicen mucho. La información surge cuando esos registros son tratados y contextualizados. El conocimiento, a su vez, es el resultado de la interpretación de esa información con base en la experiencia humana, individual o colectiva – preferiblemente colectiva, pues entiendo que varias personas piensan mejor que una sola, la mayoría de las veces.

A lo largo de mi carrera y en muchas entrevistas, reuniones y lecturas, quedó claro que, en las auditorías, no sirve de nada tener una planilla de control guardada en una carpeta si nadie sabe qué representa o cómo fue generada – y no está garantizado que la información y los “links” que contiene sean correctos y apunten a la documentación correcta y en las versiones correctas. Es mucho más que eso. Es necesario transformar los datos en información y, finalmente, en conocimiento capaz de sustentar decisiones, y todo ello fundamentado en una buena gobernanza corporativa, en la gobernanza de datos y en el empleo correcto de las mejores tecnologías para cada escenario.

También me llamó la atención el ritmo al que crece la cantidad de datos. Estimaciones recientes sugieren que el mundo producirá más de 170 zettabytes de datos en 2025, con buena parte de ese volumen generada por dispositivos de Internet de las Cosas (IoT) y casi la mitad almacenada en nubes públicas. Esto significa que la organización tradicional, manteniendo carpetas, documentos y planillas “maestras” o incluso con el uso de un sistema especialista (ECM o GED, por ejemplo), ya no da abasto. Sin políticas claras, un repositorio puede convertirse rápidamente en un pantano de datos, con duplicidades y versiones perdidas, inviabilizando la trazabilidad o incluso conteniendo información incorrecta que no pasó por un flujo (workflow) adecuado de revisión y aprobación.

El papel de la gobernanza

La gobernanza de datos es, en términos simples, el conjunto de reglas, políticas, procesos y tecnologías que garantizan la calidad, la seguridad y el uso adecuado de la información. Responde preguntas como: ¿quién accedió a determinado documento? ¿Cuándo se hizo la última actualización? ¿Cuál es el historial de ese documento o formulario? ¿Cuál es la versión válida? ¿Quién revisó, quién aprobó y cuándo?

Organizar es como guardar las llaves de la empresa en un cajón; gobernar es saber quién usó cada llave, cuándo y para qué. Esa es una diferencia que aprendí en la práctica, como especialista en gestión de contenido corporativo, documentación electrónica y gobernanza y, por supuesto, siempre aplicando tecnología para “pegar” todo eso.

Al participar en proyectos y hablar con clientes y socios, muchas veces de las áreas de calidad, compliance y contraloría, identifiqué cuatro beneficios tangibles de la gobernanza:

• Confiabilidad – los procesos de validación y control evitan inconsistencias y garantizan que todos trabajen en el mismo contexto y con las mismas “versiones oficiales” de los documentos.

• Conformidad – los auditores valoran los sistemas que registran accesos y modificaciones; analizan más el proceso de tratamiento de los datos que el dato en sí.

• Preparación para la IA – los algoritmos de inteligencia artificial dependen de bases de datos limpias y bien documentadas. Las investigaciones señalan que, a pesar de que más de la mitad de las personas ya utiliza alguna forma de IA y reconoce sus beneficios, menos del 50 % confía plenamente en estas tecnologías y pocas empresas poseen estructuras formales de gobernanza de IA.

• Eficiencia – evitar pantanos de datos reduce el retrabajo y permite que el equipo se concentre en el análisis, y no en la búsqueda de versiones.

Ignorar estos puntos fue, para mí, la mayor sorpresa negativa relatada por los gestores: un documento no rastreado, una política sin revisión o un historial perdido pueden generar altos costos e incluso multas.

Inteligencia Artificial y conocimiento tácito

En el artículo, también profundicé el debate sobre la Inteligencia Artificial (IA) como apoyo a la gestión del conocimiento. Las herramientas de machine learning ayudan a clasificar documentos y a detectar patrones de uso, liberando tiempo del equipo para tareas analíticas. Sin embargo, la IA solo “aprende” si los datos son confiables, y solo hay garantía de conformidad, uso ético de la información y control de los sesgos, por citar solo algunos, si existe gobernanza.

Además, tropieza con aquello que filósofos y científicos llaman conocimiento tácito. Michael Polanyi, por ejemplo, recordaba que “sabemos más de lo que podemos explicar”: muchas habilidades son intuitivas y se basan en la experiencia personal, y no pueden convertirse totalmente en códigos o reglas. Esta visión refuerza la importancia de combinar tecnología con personas: ninguna herramienta sustituye la sensibilidad humana para interpretar contextos y tomar decisiones éticas.

Conclusión

Si hay un mensaje que me gustaría que quedara de este resumen, es que la organización es necesaria, pero la gobernanza es imprescindible. En un mundo de datos abundantes y algoritmos poderosos, el mayor error es creer que ordenar carpetas, documentos de texto y planillas, aunque sea en un sistema de última generación, basta para garantizar la conformidad y pasar una auditoría.

Mi experiencia, tanto en la investigación como en la práctica profesional, muestra que estructurar procesos y promover una cultura de datos responsable hacen que la desorganización sea muy difícil y liberan a las personas para concentrarse en lo que realmente importa: generar valor y tomar decisiones informadas.