Fermin Piccolo
Fundador de Arqueum
Publicado el · 4 min de lectura
Transformar procesos, multiplicar resultados y optimizar la gestión. Esas son promesas de la transformación digital, y el GED (Gestión Electrónica de Documentos) es uno de los principales pilares de esta revolución. Pero ¿cómo garantizar que su empresa esté preparada para este camino y coseche los mejores frutos?
En este artículo, vamos a descubrir cómo segmentos como la construcción civil, el sector hospitalario, los cosméticos y el farmacéutico ya recorrieron este camino y cómo usted también puede formar parte de este cambio, siempre poniendo a las personas en el centro de todo.
¿Por qué tiene sentido invertir en un sistema GED?
La transformación digital ya no es solo una tendencia, es una necesidad. Las empresas que siguen atadas a procesos manuales enfrentan desafíos como:
- Dificultad para encontrar documentos importantes.
- Pérdida de tiempo con aprobaciones lentas y retrabajo.
- Falta de seguridad en la gestión de información sensible.
La implementación de un sistema GED resuelve todo esto al sustituir el papel por flujos digitales. Pero su adopción exige planificación y alineación con los objetivos de la empresa.
¿Quién debe liderar este camino?
La transformación digital no es solo un proyecto de TI, es un esfuerzo colectivo. Para garantizar el éxito en la implementación de un sistema GED, los líderes deben involucrar a:
- Gestores de cada área: para entender las necesidades específicas y adaptar el sistema a ellas.
- Colaboradores operativos: al fin y al cabo, ellos serán los principales usuarios del sistema.
- Equipo de TI: garantizando la integración con los sistemas ya existentes.
Y, por supuesto, es esencial contar con un socio estratégico como Arqueum, con experiencia en diferentes segmentos y soporte en cada etapa del proceso.
¿Cuándo es el momento adecuado para implementar un GED?
El momento adecuado es cuando usted percibe que los procesos manuales están limitando el crecimiento de su empresa. Algunas señales incluyen:
- Documentos perdidos o mal organizados.
- Flujos de aprobación que tardan días o semanas.
- Dificultad para cumplir requisitos de conformidad, como auditorías o certificaciones.
Empresas como Cyrela, Hypera y Yamaha ya reconocieron ese momento y confiaron en Arqueum para transformar sus operaciones.
¿Cómo preparar su empresa para el GED?
La implementación de un sistema GED exige planificación, pero no tiene por qué ser complicada. Aquí tiene un paso a paso para garantizar el éxito:
- Evalúe el escenario actual
- ¿Cuáles son los mayores cuellos de botella?
- ¿Qué procesos dependen excesivamente del papel?
- ¿Qué áreas necesitan soluciones más rápidas y organizadas?
Ejemplo: en una constructora, la gestión de contratos y documentos de ventas puede ser un punto crítico.
- Involucre a su equipo desde el inicio
La transformación digital solo funciona con la adhesión de los colaboradores.
- Explique los beneficios del GED.
- Ofrezca capacitaciones para garantizar que todos se sientan preparados.
- Incentive sugerencias y feedback durante el proceso.
Ejemplo: en el sector hospitalario, donde la gestión de historias clínicas y certificaciones es crucial, involucrar al equipo desde el inicio evita resistencias.
- Elija la tecnología adecuada
No todos los GED son iguales. Asegúrese de que el sistema elegido sea:
- Personalizable: para atender las necesidades específicas de su sector.
- Seguro: con autenticación, copias de seguridad automáticas y conformidad con la LGPD.
- Intuitivo: fácil de usar, para garantizar la adhesión de los equipos.
Arqueum es referencia en este sentido, ofreciendo una plataforma escalable y adaptable a diferentes segmentos.
- Automatice procesos críticos
Identifique los flujos que más tiempo consumen y optimícelos.
- Aprobaciones digitales.
- Firmas electrónicas con validez jurídica.
- Informes y análisis automatizados.
Ejemplo: en la industria farmacéutica, el control de los flujos de aprobación y el intercambio de datos sensibles es esencial, y el GED reduce drásticamente el tiempo dedicado a esas tareas.
- Monitoree y ajuste continuamente
Después de implementar el GED, el trabajo no termina.
- Monitoree los resultados para identificar áreas de mejora.
- Recoja feedback del equipo para realizar ajustes.
- Evalúe el impacto en los objetivos estratégicos de la empresa.
Ejemplo: en fabricantes de vehículos, como Yamaha, el GED no solo organiza flujos, sino que también facilita la comunicación segura con los proveedores – resultados que pueden optimizarse constantemente.
¿Dónde entra Arqueum en este camino?
Arqueum entrega soluciones completas que conectan personas, procesos y documentos de forma fluida.
- Más de 500 millones de documentos gestionados.
- Integración con diferentes sistemas y áreas.
- Soporte especializado en cada etapa de la implementación.
Ya sea en la construcción civil, en el sector hospitalario o en el farmacéutico, ayudamos a las empresas a dar el siguiente paso con confianza y eficiencia.
Transformación que va más allá de la tecnología
La implementación de un sistema GED es una oportunidad para repensar cómo su empresa opera y valora su mayor activo: las personas.
Al simplificar flujos, eliminar papeles y conectar equipos, usted optimiza tiempo y reduce costos, pero también crea un ambiente más colaborativo, seguro y sostenible.
¿Listo para comenzar su camino de transformación digital? Con Arqueum, su empresa implementa un sistema GED y se prepara para liderar el futuro. Contáctenos y descubra cómo podemos ayudar.
