Fermin Piccolo
Fundador da Arqueum
Publicado em · 4 min de leitura
Transformar processos, multiplicar resultados e otimizar a gestão. Essas são promessas da transformação digital, e o GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é um dos principais pilares dessa revolução. Mas como garantir que sua empresa esteja preparada para essa jornada e colha os melhores frutos?
Neste artigo, vamos desvendar como segmentos como construção civil, hospitalar, cosméticos e farmacêutico já trilharam esse caminho e como você também pode fazer parte dessa mudança, sempre colocando as pessoas no centro de tudo.
Por que investir em um sistema GED faz sentido?
A transformação digital não é mais só uma tendência, é uma necessidade. Empresas que continuam presas a processos manuais enfrentam desafios como:
- Dificuldade em encontrar documentos importantes.
- Perda de tempo com aprovações lentas e retrabalho.
- Falta de segurança na gestão de informações sensíveis.
A implementação de sistema GED resolve tudo isso ao substituir papéis por fluxos digitais. Mas sua adoção exige planejamento e alinhamento com os objetivos da empresa.
Quem deve liderar essa jornada?
Transformação digital não é apenas um projeto de TI, é um esforço coletivo. Para garantir o sucesso na implementação de sistema GED, as lideranças precisam engajar:
- Gestores de cada setor: Para entender as necessidades específicas e adaptar o sistema a elas.
- Colaboradores operacionais: Afinal, eles serão os principais usuários do sistema.
- Time de TI: Garantindo a integração com sistemas já existentes.
E, claro, é essencial ter um parceiro estratégico como a Arqueum, com expertise em diferentes segmentos e suporte para cada etapa do processo.
Quando é o momento certo para implementar um GED?
O momento certo é quando você percebe que os processos manuais estão limitando o crescimento da sua empresa. Alguns sinais incluem:
- Documentos perdidos ou mal organizados.
- Fluxos de aprovação que demoram dias ou semanas.
- Dificuldade em atender requisitos de conformidade, como auditorias ou certificações.
Empresas como a Cyrela, Hypera e Yamaha já reconheceram esse momento e confiaram na Arqueum para transformar suas operações.
Como preparar sua empresa para o GED?
A implementação de sistema GED exige planejamento, mas não precisa ser complicada. Aqui está um passo a passo para garantir o sucesso:
- Avalie o cenário atual
- Quais são os maiores gargalos?
- Quais processos dependem excessivamente de papel?
- Quais setores precisam de soluções mais rápidas e organizadas?
Exemplo: Em uma construtora, a gestão de contratos e documentos de vendas pode ser um ponto crítico.
- Engaje sua equipe desde o início
A transformação digital só funciona com adesão dos colaboradores.
- Explique os benefícios do GED.
- Ofereça treinamentos para garantir que todos se sintam preparados.
- Incentive sugestões e feedback durante o processo.
Exemplo: No setor hospitalar, onde a gestão de prontuários e certificações é crucial, envolver a equipe desde o início evita resistências.
- Escolha a tecnologia certa
Nem todo GED é igual. Certifique-se de que o sistema escolhido seja:
- Personalizável: Para atender às necessidades específicas do seu setor.
- Seguro: Com autenticação, backups automáticos e conformidade com LGPD.
- Intuitivo: Fácil de usar para garantir a adesão dos times.
A Arqueum é referência nesse sentido, oferecendo uma plataforma escalável e adaptável a diferentes segmentos.
- Automatize processos críticos
Identifique os fluxos que mais consomem tempo e otimize-os.
- Aprovações digitais.
- Assinaturas eletrônicas com validade jurídica.
- Relatórios e análises automatizados.
Exemplo: Na indústria farmacêutica, o controle de fluxos de aprovação e troca de dados sensíveis é essencial, e o GED reduz drasticamente o tempo gasto nessas tarefas.
- Monitore e ajuste continuamente
Depois de implementar o GED, o trabalho não termina.
- Monitore os resultados para identificar áreas de melhoria.
- Colete feedback da equipe para ajustes.
- Avalie o impacto nos objetivos estratégicos da empresa.
Exemplo: Em montadoras, como a Yamaha, o GED não só organiza fluxos como também facilita a comunicação segura com fornecedores – resultados que podem ser constantemente otimizados.
Onde a Arqueum entra nessa jornada?
A Arqueum entrega soluções completas que conectam pessoas, processos e documentos de forma fluida.
- Mais de 500 milhões de documentos gerenciados.
- Integração com diferentes sistemas e setores.
- Suporte especializado em cada etapa da implementação.
Seja na construção civil, hospitalar ou farmacêutica, ajudamos empresas a dar o próximo passo com confiança e eficiência.
Transformação que vai além da tecnologia
A implementação de sistema GED é uma oportunidade para repensar como sua empresa opera e valoriza seu maior ativo: as pessoas.
Ao simplificar fluxos, eliminar papéis e conectar equipes, você otimiza tempo e reduz custos, mas também cria um ambiente mais colaborativo, seguro e sustentável.
Pronto para começar sua jornada de transformação digital? Com a Arqueum, sua empresa implementa um sistema GED e se prepara para liderar o futuro. Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar.
