GED: Cómo la Gestión Electrónica de Documentos transforma su empresa

La gestión de documentos es esencial para las empresas que buscan eficiencia y seguridad. Pero ¿y si toda la gestión pudiera ser centralizada, segura y accesible en pocos clics? Esa es la propuesta de la Gestión Electrónica de Documentos (GED), que optimiza procesos y simplifica el flujo de información.

¿Por qué invertir en Gestión Electrónica de Documentos (GED)?

Las empresas generan un volumen enorme de documentos a diario. En áreas como la jurídica, la financiera y recursos humanos, la falta de organización genera retrabajo y baja productividad. Con un sistema GED, como el de Arqueum, la centralización de los datos facilita el acceso y mantiene la empresa organizada. Para sectores con exigencias regulatorias, el GED es indispensable para mitigar riesgos y garantizar que toda la información esté segura y accesible.

¿Qué es el GED?

La Gestión Electrónica de Documentos es un conjunto de tecnologías y prácticas que organiza y controla documentos digitales, centralizando y automatizando tareas relacionadas con el ciclo de vida de los datos corporativos. Con el GED, es posible acceder, compartir y gestionar documentos de manera segura y eficiente, facilitando el control y la trazabilidad de la información.

Principales beneficios del GED

1. Acceso rápido y centralizado: Con el GED de Arqueum, todas las áreas de la empresa acceden a los documentos necesarios en un solo lugar, eliminando la búsqueda de información y reduciendo errores por duplicidad o falta de actualización.

2. Automatización de procesos: El GED permite automatizar flujos de trabajo, como aprobaciones e informes. Su empresa gana en agilidad y productividad al eliminar tareas manuales, optimizando el tiempo de los equipos.

3. Seguridad y compliance: La seguridad de los datos es una prioridad, especialmente con las regulaciones de protección, como la LGPD. El GED ofrece control de acceso y trazabilidad, garantizando que solo personas autorizadas accedan a documentos confidenciales, además de mantener un historial de cambios, necesario para auditorías.

4. Reducción de costos y de espacio físico: Al digitalizar documentos, el GED reduce el costo de almacenamiento físico y libera espacio en el entorno de trabajo, aportando más eficiencia y organización.

¿Quién se beneficia del GED?

Todos los sectores pueden beneficiarse del GED, pero algunas áreas sienten el impacto de forma más directa:

• Finanzas: Agilidad en la aprobación de presupuestos y seguimiento de documentos, aumentando la precisión y la velocidad de los procesos financieros.

• Recursos Humanos: Documentación de los empleados centralizada, facilitando el acceso a la información y mejorando la organización.

• Jurídico: Los contratos y documentos legales quedan seguros y organizados, garantizando acceso rápido y protección.

• Compliance y auditoría: Trazabilidad completa, con historial de cambios, manteniendo la empresa preparada para auditorías y en conformidad con las normas.

¿Cuándo es el momento de invertir en el GED?

El momento ideal para adoptar un sistema GED es antes de que la organización y la productividad se vean comprometidas. Señales de que su empresa necesita un GED:

• Dificultad para localizar documentos rápidamente;

• Crecimiento del volumen de documentos físicos;

• Retrabajo causado por versiones incorrectas;

• Fallas de seguridad y acceso descontrolado;

• Demanda de auditoría y compliance.

¿Cómo funciona el GED en la práctica?

El GED transforma el almacenamiento y el uso de los documentos en tres etapas principales: captura, almacenamiento y recuperación de documentos.

1. Captura y digitalización: Los documentos físicos se digitalizan y se organizan en el sistema, facilitando el acceso y garantizando la seguridad.

2. Almacenamiento y control de acceso: Los documentos quedan centralizados y accesibles solo para usuarios autorizados, que pueden configurar permisos específicos para cada tipo de documento.

3. Automatización del flujo de trabajo: Con el GED, es posible programar el flujo de trabajo, automatizando tareas como el envío, la aprobación y el intercambio de documentos. Arqueum permite esta personalización sin necesidad de programar código.

4. Recuperación y seguimiento: Con herramientas de búsqueda avanzadas, el GED permite localizar rápidamente cualquier documento. Además, la plataforma mantiene un historial de versiones, garantizando el acceso a la información correcta.

¿Dónde implementar el GED?

La Gestión Electrónica de Documentos es útil en diversos sectores de la empresa:

• Logística: Centraliza documentos de transporte y contratos con proveedores, facilitando el acceso y la comunicación.

• Ventas: Organiza contratos, propuestas e informes, acelerando la consulta y el acceso de todo el equipo comercial.

• TI: Los documentos técnicos quedan seguros y organizados, con acceso controlado y seguimiento de cambios.

• Jurídico: Los documentos legales y contratos quedan protegidos y organizados, facilitando auditorías y control.

La Gestión Electrónica de Documentos (GED) de Arqueum es una solución poderosa para empresas que buscan eficiencia, seguridad y centralización. Independientemente del sector, el GED transforma la manera en que los documentos se almacenan, se consultan y se utilizan, aportando organización y reduciendo costos.

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