Arqueum Mobile: aprovações e documentos controlados no celular

Em toda organização há um momento em que o documento certo precisa estar com alguém que não está diante de um computador. O aprovador passa o dia entre reuniões, e o fluxo só avança quando ele volta à mesa. Quem executa precisa do procedimento vigente no chão de fábrica ou à beira do leito, não na sala da qualidade. E, muitas vezes, a consulta acontece onde não há conexão.

Nesses momentos, o controle costuma ceder: a decisão fica para o dia seguinte, uma cópia impressa deixa de ser a vigente, um PDF circula por mensagem. A governança fica no sistema, e o trabalho acontece longe dele.

O Arqueum Mobile foi criado para encurtar essa distância. Ele leva ao celular a consulta, a decisão e a leitura dos documentos, com a mesma governança da versão web.

O que é o Arqueum Mobile

O Arqueum Mobile é o aplicativo da plataforma para iPhone e Android. A configuração permanece no Arqueum web, e o app é usado para consultar e decidir. Usuários, permissões e fluxos continuam os da plataforma: não há servidor novo, cadastro paralelo nem senha adicional.

Um único app atende todas as organizações clientes. Cada usuário conecta o celular à instância Arqueum da sua empresa, pública na internet ou privada na rede interna, e, a partir daí, o app se comunica apenas com essa instância.

Conexão por QR code, em quatro passos

Nenhuma senha é digitada no celular: o pareamento liga o aparelho a um usuário que já existe no Arqueum, a partir da sessão web.

1. O administrador da instância habilita o pareamento pelo aplicativo, que faz parte do pacote mobile do Arqueum 3.14.
2. O usuário instala o Arqueum Mobile pela App Store ou pelo Google Play.
3. No Arqueum web, o usuário abre Configurações Pessoais → Conexão com o Aplicativo e gera o QR code.
4. No app, o usuário toca em Ler QR Code de conexão, aponta a câmera e confirma com a biometria.

O QR code é de uso único e expira em dois minutos. A credencial do aparelho tem validade limitada, é renovada automaticamente e pode ser revogada pelo usuário no Arqueum web.

O que o app resolve no dia a dia

Pendências e aprovações onde o aprovador estiver

A tela inicial do app mostra pendências de aprovação com prazos, favoritos, documentos acessados recentemente e rascunhos, com os mesmos números do painel web.

As ações definidas no desenho do fluxo (aprovar, reprovar, devolver, cancelar) aparecem no app, com comentário opcional ou obrigatório, conforme a regra do fluxo. A decisão é confirmada com a biometria do aparelho, que a vincula ao usuário autenticado. Ao concluir, o app exibe a próxima pendência. Onde o fluxo permite, o aprovador delega a etapa a outra pessoa habilitada, com confirmação e registro no histórico do documento. A aprovação é concluída no mesmo dia, sem esperar a volta ao escritório.

À esquerda, as pendências de aprovação com prazo e os termos de ciência pendentes para o usuário; à direita, uma etapa de revisão com a ação do fluxo, o comentário e a delegação, confirmada com biometria.

O procedimento vigente para quem executa

A busca encontra documentos por título, tag e conteúdo, e a navegação percorre o acervo por unidade e local de guarda, com os mesmos filtros e permissões do Arqueum web.

Ao abrir um documento, o usuário vê dados, atributos, anexos, versões e o histórico do fluxo de trabalho, exatamente como tem acesso no Arqueum web. O PDF abre em um visualizador com marca d’água nominal: cada página mostra o nome e o e-mail de quem está lendo. O conteúdo sai da instância e é exibido no app, sem passar por serviços de terceiros.

À esquerda, a busca no acervo, com a indicação de documento vigente em cada item; à direita, o PDF lido dentro do app, com a marca d’água de quem lê em cada página.

Leitura sem conexão

O usuário guarda documentos no aparelho e os lê sem conexão, inclusive em modo avião. Os arquivos ficam criptografados no celular e deixam de ser legíveis quando o dispositivo é desconectado. A leitura funciona offline; busca, aprovações e ciência exigem conexão com a instância.

Ciência, temporalidade e notificações

Documentos que exigem ciência aparecem como pendência, e o aceite é registrado na instância. Em instâncias configuradas para a decisão manual de obsolescência e vencimento, as pendências de temporalidade também são decididas pelo app, por local de guarda. A lista de notificações da instância fica disponível no app.

À esquerda, documentos guardados no aparelho para leitura offline, em cópias criptografadas; à direita, um termo de ciência aceito ou rejeitado pelo celular, com comentário opcional.

Quem leu, quem aprovou, quem delegou e quando: tudo isso fica registrado na instância, como no Arqueum web. A rastreabilidade que a auditoria exige não depende de onde a pessoa estava.

Assistente de IA, quando a organização habilita

Se a organização habilita o assistente na sua instância, o usuário conversa com o Arqueum AI sobre um documento a partir do app. As perguntas vão para a instância da organização, que usa o serviço de IA configurado por ela. O app não embute nenhum serviço de IA próprio.

O app funciona em português, espanhol e inglês, seguindo o idioma do aparelho.

Segurança e privacidade

Documento controlado no celular exige o mesmo controle do Arqueum web. Além da conexão sem senha e da marca d’água, o app conta com:

• Biometria a cada abertura. Reconhecimento facial, impressão digital ou a senha do aparelho protegem o app ao abrir e ao voltar do segundo plano.
• Bloqueio de captura de tela nas telas que mostram conteúdo de documento, no documento offline e na conversa com o assistente.
• Offline seguro. Os arquivos guardados no aparelho são criptografados com AES-256-GCM e descartados quando o dispositivo é desconectado.
• Só HTTPS, só a sua instância. O app se comunica exclusivamente com a instância à qual foi conectado, sem servidores intermediários da Arqueum no caminho dos dados.
• Sem rastreamento. O app não embute SDKs de analytics, publicidade ou relatório de falhas de terceiros.
• Dados mínimos. Nome, e-mail e identificador do usuário são os da instância; nada é coletado além do que o produto web já trata, em alinhamento com a LGPD.

Se o celular for perdido, o usuário ou o administrador o desconecta em Configurações Pessoais → Conexão com o Aplicativo, e a credencial do aparelho é revogada imediatamente.

A marca da sua empresa no app

O Arqueum Mobile é um único app nas lojas, mas cada organização o vê com a própria marca. Depois do pareamento, o app aplica a identidade visual configurada na instância em Adm Central → Branding: o logo e as quatro cores do cabeçalho e da barra de navegação. O resultado é um app com a identidade visual da sua empresa, sem um aplicativo separado para publicar e manter.

O que permanece igual para todos os clientes: o nome Arqueum Mobile nas lojas, a estrutura das telas e os componentes de segurança.

Requisitos e disponibilidade

• Instância Arqueum 3.14 ou superior, com o pacote mobile habilitado e o pareamento por QR code ativado pelo administrador.
• Acesso à instância por HTTPS, pela internet ou pela rede interna da organização, com certificado reconhecido pelos aparelhos.
• iPhone com iOS 16.4 ou superior e Android 7.0 ou superior.
• Disponível na App Store e no Google Play.

Para começar

Funcionalidades, segurança e requisitos estão reunidos na página do Arqueum Mobile. Para instalar, baixe o app na App Store ou no Google Play e conecte o celular com o QR code gerado no Arqueum web.