Fermin Piccolo
Cofundador de Arqueum
Publicado el · 7 min de lectura
En toda organización llega un momento en que el documento correcto tiene que estar disponible para alguien que no está frente a una computadora. El aprobador pasa el día entre reuniones, y el flujo solo avanza cuando él vuelve a su escritorio. Quien ejecuta necesita el procedimiento vigente en la planta o junto a la cama del paciente, no en la oficina de calidad. Y muchas veces la consulta ocurre donde no hay conexión.
En esos momentos, el control suele ceder: la decisión queda para el día siguiente, una copia impresa deja de ser la vigente, un PDF circula por mensaje. La gobernanza se queda en el sistema y el trabajo ocurre lejos de él.
Arqueum Mobile se creó para acortar esa distancia. Lleva al celular la consulta, la decisión y la lectura de los documentos, con la misma gobernanza de la versión web.
Qué es Arqueum Mobile
Arqueum Mobile es la aplicación de la plataforma para iPhone y Android. La configuración permanece en Arqueum web, y la aplicación se usa para consultar y decidir. Usuarios, permisos y flujos siguen siendo los de la plataforma: no hay servidor nuevo, registro paralelo ni contraseña adicional.
Una única aplicación atiende a todas las organizaciones clientes. Cada usuario conecta el celular a la instancia Arqueum de su empresa, pública en internet o privada en la red interna, y, a partir de ese momento, la aplicación se comunica únicamente con esa instancia.
Conexión por código QR, en cuatro pasos
No se escribe ninguna contraseña en el celular: la vinculación asocia el dispositivo a un usuario que ya existe en Arqueum, a partir de la sesión web.
- El administrador de la instancia habilita la vinculación con la aplicación, que forma parte del paquete mobile de Arqueum 3.14.
- El usuario instala Arqueum Mobile desde el App Store o Google Play.
- En Arqueum web, el usuario abre Configuración Personal → Conexión con la Aplicación y genera el código QR.
- En la aplicación, el usuario toca Leer el código QR de conexión, apunta la cámara y confirma con la biometría.
El código QR es de un solo uso y vence en dos minutos. La credencial del dispositivo tiene validez limitada, se renueva automáticamente y el usuario puede revocarla en Arqueum web.
Qué resuelve la aplicación en el día a día
Pendientes y aprobaciones donde esté el aprobador
La pantalla de inicio de la aplicación muestra los pendientes de aprobación con plazos, favoritos, documentos consultados recientemente y borradores, con los mismos números del panel web.
Las acciones definidas en el diseño del flujo (aprobar, rechazar, devolver, cancelar) aparecen en la aplicación, con comentario opcional u obligatorio según la regla del flujo. La decisión se confirma con la biometría del dispositivo, que la vincula al usuario autenticado. Al concluir, la aplicación muestra el siguiente pendiente. Donde el flujo lo permite, el aprobador delega la etapa en otra persona habilitada, con confirmación y registro en el historial del documento. La aprobación se concluye el mismo día, sin esperar el regreso a la oficina.
A la izquierda, los pendientes de aprobación con plazo y los términos de conocimiento pendientes para el usuario; a la derecha, una etapa de revisión con la acción del flujo, el comentario y la delegación, confirmada con biometría.
El procedimiento vigente para quien ejecuta
La búsqueda encuentra documentos por título, etiqueta y contenido, y la navegación recorre el acervo por unidad y lugar de guarda, con los mismos filtros y permisos de Arqueum web.
Al abrir un documento, el usuario ve datos, atributos, adjuntos, versiones e historial del flujo de trabajo, exactamente como tiene acceso en Arqueum web. El PDF se abre en un visor con marca de agua nominal: cada página muestra el nombre y el correo electrónico de quien lee. El contenido sale de la instancia y se muestra en la aplicación, sin pasar por servicios de terceros.
A la izquierda, la búsqueda en el acervo, con la indicación de documento vigente en cada ítem; a la derecha, el PDF leído dentro de la aplicación, con la marca de agua de quien lee en cada página.
Lectura sin conexión
El usuario guarda documentos en el dispositivo y los lee sin conexión, incluso en modo avión. Los archivos quedan cifrados en el celular y dejan de ser legibles cuando el dispositivo se desconecta. La lectura funciona sin conexión; la búsqueda, las aprobaciones y los términos de conocimiento exigen conexión con la instancia.
Términos de conocimiento, temporalidad y notificaciones
Los documentos que exigen término de conocimiento aparecen como pendientes, y la aceptación queda registrada en la instancia. En las instancias configuradas para la decisión manual de obsolescencia y vencimiento, los pendientes de temporalidad también se deciden desde la aplicación, por lugar de guarda. La lista de notificaciones de la instancia también está disponible en la aplicación.
A la izquierda, documentos guardados en el dispositivo para lectura sin conexión, en copias cifradas; a la derecha, un término de conocimiento aceptado o rechazado desde el celular, con comentario opcional.
Quién leyó, quién aprobó, quién delegó y cuándo: todo queda registrado en la instancia, como en Arqueum web. La trazabilidad que exige la auditoría no depende de dónde estaba la persona.
Asistente de IA, cuando la organización lo habilita
Si la organización habilita el asistente en su instancia, el usuario conversa con Arqueum AI sobre un documento desde la aplicación. Las preguntas van a la instancia de la organización, que usa el servicio de IA configurado por ella. La aplicación no incorpora ningún servicio de IA propio.
La aplicación funciona en portugués, español e inglés, según el idioma del dispositivo.
Seguridad y privacidad
Los documentos controlados en el celular exigen el mismo control que en Arqueum web. Además de la conexión sin contraseña y de la marca de agua, la aplicación cuenta con:
- Biometría en cada apertura. Reconocimiento facial, huella digital o la contraseña del dispositivo protegen la aplicación al abrirla y al volver del segundo plano.
- Bloqueo de captura de pantalla en las pantallas que muestran contenido de documentos, en el documento sin conexión y en la conversación con el asistente.
- Lectura segura sin conexión. Los archivos guardados en el dispositivo se cifran con AES-256-GCM y se descartan cuando el dispositivo se desconecta.
- Solo HTTPS, solo su instancia. La aplicación se comunica exclusivamente con la instancia a la que fue conectada, sin servidores intermediarios de Arqueum en el camino de los datos.
- Sin rastreo. La aplicación no incorpora SDK de analítica, publicidad ni informes de fallas de terceros.
- Datos mínimos. Nombre, correo electrónico e identificador del usuario son los de la instancia; no se recopila nada más allá de lo que el producto web ya trata, en línea con la LGPD.
Si se pierde el celular, el usuario o el administrador lo desconecta en Configuración Personal → Conexión con la Aplicación, y la credencial del dispositivo se revoca de inmediato.
La marca de su empresa en la aplicación
Arqueum Mobile es una única aplicación en las tiendas, pero cada organización la ve con su propia marca. Después de la vinculación, la aplicación adopta la identidad visual configurada en la instancia en Administración Central → Branding: el logotipo y los cuatro colores del encabezado y de la barra de navegación. El resultado es una aplicación con la identidad visual de su empresa, sin una aplicación aparte que publicar y mantener.
Lo que permanece igual para todos los clientes: el nombre Arqueum Mobile en las tiendas, la estructura de las pantallas y los componentes de seguridad.
Requisitos y disponibilidad
- Instancia Arqueum 3.14 o superior, con el paquete mobile habilitado y la vinculación por código QR activada por el administrador.
- Acceso a la instancia por HTTPS, por internet o por la red interna de la organización, con un certificado reconocido por los dispositivos.
- iPhone con iOS 16.4 o superior y Android 7.0 o superior.
- Disponible en el App Store y en Google Play.
Para empezar
Las funcionalidades, la seguridad y los requisitos están reunidos en la página de Arqueum Mobile. Para instalar, descargue la aplicación en el App Store o en Google Play y conecte el celular con el código QR generado en Arqueum web.
